千赢国际XX集团活动策划管理流程 1 定义、适用范围： 本流程适用于集团各类营销活动、文化活动和庆典活动的举行，其他各公司可参照执行。 2 流程： 2.1营销活动和文化活动：（典型活动：营销发布、参展、集团竞赛） 2.1.1前期准备工作： 与相关方联系落实，作出活动的初步意向书。 2.1.2办公会评审： 提交集团办公会立项评审，内容包括（但不仅限于）： 活动诉求目标 项目名称、时间、地点 项目背景介绍及具体内容安排 各方参加人员及范围 活动整体预算 如需要，提交备选的公关公司 2.1.3工作分工及跟进： 做出前期各项准备工作分工及时间表；并召开第一次预备会议，确定工作组成员千赢国际，明确工作时间和分工，及其他相关事宜； 落实相关议程和细节问题； 进行展位设计的前期工作，选择2-3家展览公司，进行比稿。 2.1.4合同评审： 将营销合同、设计合同、公关合同、赞助合同等相关合同提交办公会评审，通过后签订实施。 2.1.5前期制作与活动准备： 进行展位、宣传材料、礼品等的制作； 根据各活动议程，做出整体活动一览表和现场工作详细分工表； 向活动相关人员发送活动通知； 在此阶段，每周召开一次工作协调会议； 项目开始前1-2天，向主办方领取各项参观券和证件等相关资料千赢国际。 2.1.6现场工作： 严格按照活动一览表、现场工作详细分工表两份表格完成各项工作； 四个原则： 工作人员提前半小时就位原则 每个项目实行唯一负责人制原则 每天活动结束后召开总结会原则 重点嘉宾保持联系畅通，倒计时跟踪确认原则 2.1.7收尾工作： 将剩余可用物资回收； 跟进媒体报道情况，补发活动图片； 在集团内部利用各种途径如内网、宣传栏、XX园等对活动进行宣传和报道； 做出书面活动总结，内容包括经验及成功之处、以后需改进之处、活动详细决算； 对活动相关文件资料、声像图片资料、媒体报道资料进行整理归档。 2.2庆典活动：（典型活动：集团春节晚会） 2.2.1前期准备工作： 召开专题会，邀请集团领导参加，确定项目主题及项目形式，做出意向书。 2.2.2工作分工及总体策划： 确定工作组成员，做出工作分工表，设节目组、舞美组、视频组、主持组、会务组； 召集工作组召开第一次预备会议： 布置各组工作分工； 根据专题会确定的项目主题，讨论能够充分体现主题的各项细节方案，如活动开场、各板块内容、节目编排、舞台设计等； 要求各工作组提交各自的工作时间表和预算。 2.2.3办公会评审：汇总专题会及第一次预备会议的会议结果，做出项目初步方案提交集团办公会评审，内容包括： 项目时间、地点； 项目主题及各板块主体方案； 嘉宾及参加人员范围； 工作分工及时间表； 项目整体预算。 2.2.4进入实质工作准备阶段： 节目组： 根据主题编排整体节目，确定开场及几大板块内容； 落实演员，组织排练； 落实节目音乐、服装、道具及化妆事宜； 制作节目单； 其他各组工作围绕节目组工作展开，节目组负责整个工作组的协调工作。 舞美组： 选择2-3家演艺公司，根据项目主题对舞美和灯光音响设计进行比稿，交由办公会决定评审，确定最终的舞美和灯光音响方案； 签订合同，进行前期制作； 活动前一天，跟进舞美、灯光音响的搭建工作。 视频组： 确定一家视频制作公司，负责活动的文案策划和视频短片制作； 如需要，设计新颖的抽奖方式，并落实该抽奖方式需要的一切软件和硬件要求； 落实整个活动的拍照、摄像及后期制作工作。 主持组： 确定活动主持形式和主持人选； 与视频组协调千赢国际，编写整场活动主持稿； 主持人排练； 落实主持人服装、化妆事宜。 会务组： 负责整个活动的资金总控制工作，各组需根据预算领取现金和支票，每笔进行登记，最终统一核算报销； 发放活动通知，落实参加人数； 落实酒店、餐费标准、菜单、工作餐等与酒店相关事宜，并签订合同；如需要，统一采购活动酒水、糖果点心； 落实嘉宾名单，发放请柬，并跟进落实； 负责座次安排，制作座次表； 落实赞助金额，设置奖品，制作奖券，负责兑奖； 采购娱乐道具，选择婚庆公司对活动现场进行装饰布置； 确定活动进门礼品，并负责采购、包装和现场发放。 2.2.5项目启动前工作： 项目启动前一周，召开第二次预备会议，将整体流程从头到尾串联一遍，及时发现修改问题。 根据会议结果，做出活动当天整体流程表，包括各工作组每一时间的工作安排。 项目启动前五天，完成一次正式彩排，及时发现修改问题。 2.2.6现场工作： 严格按照活动当天整体流程表完成各项工作。 五个原则： 工作人员提前半小时就位原则 每个项目实行唯一负责人制原则 保证及时顺畅的实时通讯原则 重点嘉宾保持联系畅通，倒计时跟踪确认原则 主桌及外籍嘉宾采取送餐原则 2.2.7收尾工作： 活动结束后千赢国际，将剩余可用物资回收； 在集团内部利用各种途径如内网、宣传栏、XX园等对活动进行宣传和报道； 做出书面活动总结，内容包括经验及成功之处、以后需改进之处、活动详细决算； 对活动相关文件资料、声像图片资料进行整理归档。 3 标准化格式： XX集团活动策划申请表 项目编号：2006-SITC-AD008- 发送至：sitc-Administration@ 申请单位 申请项目 金额 提交内容 ①活动诉求目标；②项目名称、时间、地点；③项目主题、背景介绍及具体内容安排；④各方参加人员及范围；⑤活动整体预算；⑥如需要，提交备选的公关公司 行政中心意见 年 月 日 财务中心意见 年 月 日 人力资源中心意见 年 月 日 信息中心意见 年 月 日 投资发展中心意见 年 月 日 办公会评审意见 年 月 日 批准 年 月 日 实施情况反馈及归档： 项目负责人： 年 月 日 注：如无特别注明，项目评审通过后有效期为壹个月，逾期作废。 XX集团活动工作分工及时间表 分工项目 项目组成员 具体内容 负责人 准备材料 完成时间 备注 XX集团活动一览表 时间 活动内容 地点 参加人员 现场负责人 车辆安排 风险控制 XX集团庆典活动整体流程表 时间 主持人 节目 舞美 灯光 音响 图像 道具奖品 酒店布置餐饮 接待及兑奖

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